Tout ce que vous devez savoir sur l’audit de Microsoft
De nombreuses entreprises achètent des licences de logiciels d’occasion pour réduire leurs coûts. Bien qu’il s’agisse d’une manière très efficace et intelligente d’épargner votre budget, vous devez également penser à ce que l’on appelle l’audit Microsoft. La vente et la revente de licences d’occasion sont devenues légales depuis plusieurs années, après que la Cour européenne de justice a statué sur l’affaire de 2012. Cependant, de nombreux revendeurs ne respectent pas les règles de la Cour. Cela conduit les entreprises à avoir une expérience désagréable avec l’audit de Microsoft, qui peut être suivie d’amendes. Dans ce blog, vous pouvez en savoir plus sur ce qu’est un audit Microsoft. Qui peut en faire l’objet et comment s’y préparer.
Qu’est-ce qu’un audit Microsoft ?
Un audit Microsoft, c’est littéralement Microsoft qui demande plus d’informations sur les licences de logiciels que vous utilisez. Ces informations concernent généralement les licences que vous utilisez et leur preuve d’achat. Comme vous pouvez le supposer, si vous utilisez plus de licences que vous n’en avez achetées, vous devrez payer une amende pour les licences “supplémentaires” pour lesquelles vous n’avez aucune preuve.
Qui peut obtenir un audit Microsoft ?
La réponse courte est littéralement n’importe qui. Il existe de multiples raisons pour lesquelles vous pouvez obtenir un audit. La plus importante est que Microsoft vous soupçonne, vous ou votre entreprise, d’utiliser illégalement des logiciels. Une autre raison peut être un simple contrôle aléatoire. La plupart des moyennes et grandes entreprises sont soumises à des audits de Microsoft de manière aléatoire. Un troisième scénario pourrait être un audit dû à la recommandation de quelqu’un. Après tout, Microsoft effectue ces audits pour vérifier si vous et votre entreprise utilisez le même nombre de licences que celui pour lequel vous avez une preuve. En résumé, tout le monde peut faire l’objet d’un audit Microsoft et si vous en recevez un, ne paniquez pas. Tout ce que vous avez à faire est de rassembler les documents nécessaires. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet ci-dessous.
Qu’est-ce qui peut déclencher un audit Microsoft ?
Un audit Microsoft peut être aléatoire, mais il peut aussi être déclenché par certains facteurs tels que l’historique des achats ou, comme indiqué ci-dessus, la recommandation d’une personne. Les raisons d’un audit sont presque infinies, il est donc important que vous soyez préparé à y faire face quand et si cela arrive. Si la corrélation n’est pas la causalité, les audits concernent principalement les entreprises qui achètent des licences de logiciels d’occasion. C’est pourquoi il est essentiel de définir ce qu’est un logiciel d’occasion et quand il est légal.
Les licences d’occasion sont-elles légales ?
Il est légal de vendre et de revendre des licences de logiciels, y compris des licences Microsoft. C’est ce qu’a décidé la Cour de justice européenne en 2012. Il y a cependant quelques conditions qui doivent être remplies pour revendre légalement une licence de logiciel, Ce sont :
- La licence doit être perpétuelle
- La licence n’est pas utilisée au moment de la livraison
- La licence logicielle utilisée ne doit pas être incomplète en aucune façon.
- Il n’y a pas d’autres coûts pour l’utilisation de la licence après l’achat.
En savoir plus sur les avantages et les inconvénients des licences sur site.
Contrairement à un produit physique, la qualité d’une licence logicielle ne diminue pas avec l’utilisation ou le temps. Par conséquent, en achetant une licence d’occasion, vous bénéficiez des mêmes fonctionnalités et qualités qu’avec une licence neuve pour un prix plus avantageux. Parfois, la différence peut aller jusqu’à 70% du prix d’une licence neuve. Lizenso propose à la fois des licences d’occasion et des licences neuves. Si vous souhaitez en savoir plus sur l’aspect juridique des licences de logiciels d’occasion, vous pouvez suivre ce lien.
Comment se préparer à un audit Microsoft ?
L’une des étapes les plus importantes dans la préparation d’un audit Microsoft est de faire un inventaire interne. Cela signifie vérifier quelles licences sont installées et utilisées, et combien. L’étape suivante consiste à rassembler toutes les preuves d’achat de ces licences. Une preuve d’achat peut être la facture de votre distributeur, un document de licence, etc. Vous trouverez ci-dessous une liste de tâches importantes pour un audit Microsoft :
- Comptez tous vos serveurs physiques, machines virtuelles et serveurs virtuels.
- Vérifiez le nombre de CALs installées sur les serveurs (pour cela, vous pouvez aller dans la console de gestion du serveur sous l’onglet “licensing”).
- Comptez toutes les personnes qui utilisent et/ou ont accès aux bases de données SQL et autres produits basés sur les serveurs.
- Comptez tous les appareils (PC, ordinateurs portables, appareils mobiles, etc.) qui utilisent les produits Microsoft.
Notez tous les détails recueillis et organisez-les dans un seul document. C’est cette information que vous devez montrer à Microsoft avec la preuve d’achat pour les licences installées utilisées.
Audit Microsoft : Que peut-il se passer ?
Si vous recevez un courriel de Microsot concernant un audit, ne paniquez pas. Rassemblez vos documents et vos informations de licence, suivez les étapes ci-dessus et envoyez les données à Microsoft. Si vous utilisez des licences sans preuve d’achat, vous devrez payer une amende car vous les utilisez illégalement. Si, en revanche, vous êtes dans la légalité, vous ne devez pas vous inquiéter de l’audit. Tout ce que vous devez faire est de fournir les informations correctes à Microsoft et de communiquer ouvertement avec eux. Il est certain que vous n’aurez pas à subir de conséquences désagréables. Lisez ce blog pour en savoir plus sur les avantages et les inconvénients des licences sur site.
