Tutto quello che c’è da sapere su Microsoft Audit

Molte aziende acquistano licenze software usate per ridurre i costi. Se da un lato questo è un modo molto efficace e intelligente per risparmiare sul budget, dall’altro bisogna pensare al cosiddetto Microsoft Audit. La vendita e la rivendita di licenze usate è diventata legale da anni, dopo la decisione della Corte di Giustizia Europea del 2012. Tuttavia, molti rivenditori non rispettano le regole della Corte. Questo porta le aziende ad avere esperienze spiacevoli con l’audit di Microsoft, a cui possono seguire multe. In questo blog potete leggere di più su cosa sia un Microsoft Audit. Chi può riceverlo e come prepararsi.  

Che cos’è un audit Microsoft?  

Il Microsoft Audit è letteralmente la richiesta da parte di Microsoft di maggiori informazioni sulle licenze software in uso. Queste informazioni sono solitamente le licenze in uso e la relativa prova di acquisto. Come si può supporre, se le licenze in uso sono più numerose di quelle acquistate, si dovrà pagare una multa per quelle “aggiuntive” di cui non si ha la prova.  

Chi può ottenere un audit Microsoft?  

La risposta breve è letteralmente chiunque. Le ragioni per cui è possibile ottenere un audit sono molteplici. Il più importante è quando Microsoft sospetta che voi o la vostra azienda utilizziate software illegale. Un altro motivo potrebbe essere un controllo casuale. La maggior parte delle aziende di medie e grandi dimensioni riceve casualmente gli audit Microsoft. Un terzo scenario potrebbe essere quello di un audit dovuto alla raccomandazione di qualcuno. Dopotutto, Microsoft effettua questi audit per verificare se voi e la vostra azienda state utilizzando la stessa quantità di licenze per cui avete una prova. In conclusione, tutti possono essere sottoposti a un audit Microsoft e se ne ricevete uno non fatevi prendere dal panico. Tutto ciò che dovete fare è raccogliere i documenti necessari. Per saperne di più, vedere di seguito. 

Cosa può scatenare un Microsoft Audit?  

Un audit Microsoft può essere casuale, ma può anche essere innescato da alcuni fattori, come la cronologia degli acquisti o, come indicato sopra, la raccomandazione di qualcuno. Le ragioni di un audit sono pressoché infinite, pertanto è importante essere preparati ad affrontarlo quando e se arriverà. Anche se la correlazione non è causale, gli audit si verificano principalmente per le aziende che acquistano licenze software usate. Per questo motivo, è fondamentale discutere cosa sia il software usato e quando sia legale.  

Le licenze pre-owned sono legali?  

È legale vendere e rivendere licenze software, comprese quelle di Microsoft. Questa è stata la decisione della Corte di Giustizia Europea nel 2012. Esistono tuttavia alcune condizioni che devono essere soddisfatte per poter rivendere legalmente una licenza software:  

• la licenza deve essere perpetua  
• la licenza non è utilizzata al momento della consegna  
• la licenza software usata non deve essere incompleta in alcun modo  
• non ci sono altri costi per l’utilizzo della licenza dopo l’acquisto 

Per saperne di più sui pro e i contro delle licenze on-premise.

A differenza di un prodotto fisico, la qualità di una licenza software non diminuisce con l’uso o con il tempo. Pertanto, acquistando una licenza usata si ottengono le stesse funzionalità e qualità di una licenza nuova a un prezzo più conveniente. A volte la differenza può arrivare al 70% rispetto al prezzo di una licenza nuova. Lizenso offre sia licenze pre-owned che nuove. Se volete saperne di più sull’aspetto legale delle licenze software usate, potete seguire questo link.  

Come prepararsi a un audit Microsoft?  

Uno dei passi più importanti nella preparazione di un audit Microsoft è fare un inventario interno. Ciò significa verificare quali e quante licenze sono installate e in uso. Il passo successivo consiste nel raccogliere tutte le prove di acquisto di queste licenze. Una prova di acquisto può essere la fattura del distributore, un documento di licenza, ecc. Di seguito è riportato un elenco di attività importanti per un audit Microsoft:  

• Contare tutti i server fisici, le macchine virtuali e i server virtuali.  
• Ricontrollare il numero di CAL installate sui server (per questo è possibile accedere alla console di gestione del server nella scheda “Licenze”).  
• Contate tutte le persone che utilizzano e/o hanno accesso ai database SQL e ad altri prodotti basati sul server.  
• Contare tutti i dispositivi (PC, laptop, dispositivi mobili, ecc.) che utilizzano i prodotti Microsoft.  
• Annotate tutti i dettagli raccolti e organizzateli in un unico documento. Queste informazioni devono essere mostrate a Microsoft insieme alla prova di acquisto delle licenze installate in uso.  

Audit Microsoft: Cosa può succedere? 

Nel caso in cui riceviate un’e-mail da Microsot relativa a un audit, non fatevi prendere dal panico. Raccogliete i documenti e le informazioni sulle licenze, seguite i passaggi sopra descritti e inviate i dati a Microsoft. Se state utilizzando licenze senza alcuna prova di acquisto, dovrete pagare una multa perché le state utilizzando illegalmente. Se invece siete dalla parte della legalità, non dovrete preoccuparvi della verifica. Tutto ciò che dovete fare è fornire le informazioni corrette a Microsoft e comunicare apertamente con loro. In questo caso, non dovrete subire alcuna conseguenza spiacevole. Leggete questo blog per saperne di più sui pro e i contro delle licenze on-premises.