Alles wat u moet weten over Microsoft Audit

Veel bedrijven kopen gebruikte softwarelicenties om de kosten te drukken. Hoewel dit een zeer effectieve en slimme manier is om uw budget te sparen, moet u ook denken aan de zogenaamde Microsoft Audit. Gebruikte licenties zijn al jaren legaal om te verkopen en door te verkopen, nadat het Europese Hof van Justitie in 2012 een uitspraak deed. Veel wederverkopers houden zich echter niet aan de regels van het Hof. Dit leidt ertoe dat bedrijven onaangename ervaringen hebben met de Microsoft Audit, waarop boetes kunnen volgen. In deze blog leest u meer over wat een Microsoft Audit is. Wie het kan krijgen en hoe u zich erop kunt voorbereiden.  

Wat is een Microsoft Audit?  

Microsoft Audit is letterlijk Microsoft die meer informatie vraagt over de softwarelicenties die u gebruikt. Deze informatie is meestal welke licenties u in gebruik heeft en hun aankoopbewijs. Zoals u kunt aannemen, als u meer licenties in gebruik hebt dan u hebt gekocht, moet u een boete betalen voor de “extra” licenties waarvoor u geen bewijs hebt.  

Wie kan een Microsoft Audit krijgen?  

Het korte antwoord is letterlijk iedereen. Er zijn meerdere redenen waarom u een Audit kunt krijgen. De meest prominente is wanneer Microsoft u of uw bedrijf verdenkt van illegaal softwaregebruik. Een andere reden kan gewoon een willekeurige controle zijn. De meeste middelgrote en grote bedrijven krijgen willekeurig Microsoft Audits. Een derde scenario kan een audit zijn als gevolg van iemands aanbeveling. Immers, Microsoft doet deze audits om te controleren of u en uw bedrijf hetzelfde aantal licenties gebruiken waarvoor u een bewijs heeft. Het komt erop neer dat iedereen een Microsoft Audit kan krijgen en als u er een krijgt, raak dan niet in paniek. Het enige wat u moet doen is de nodige documenten verzamelen. Meer hierover vindt u hieronder.  

Wat kan een Microsoft Audit veroorzaken?  

Een Microsoft Audit kan willekeurig zijn, maar kan ook worden veroorzaakt door bepaalde factoren zoals aankoopgeschiedenis of, zoals hierboven vermeld, iemands aanbeveling. De redenen voor een Audit zijn bijna oneindig, daarom is het belangrijk dat u voorbereid bent op een eventuele Audit. Hoewel correlatie geen oorzakelijk verband is, komen audits vooral voor bij bedrijven die tweedehands softwarelicenties kopen. Daarom is het cruciaal om te bespreken wat tweedehands software is en wanneer het legaal is.  

Zijn tweedehands licenties legaal?  

Het is legaal om softwarelicenties te verkopen en door te verkopen, ook die van Microsoft. Dit was de beslissing van het Europese Hof van Justitie in 2012. Er zijn echter een paar voorwaarden waaraan moet worden voldaan om een softwarelicentie legaal door te verkopen:  

• De licentie moet eeuwigdurend zijn  
• De licentie is niet gebruikt op het moment van levering.  
• De gebruikte software licentie mag op geen enkele manier onvolledig zijn.  
• Er zijn geen andere kosten voor het gebruik van de licentie na de aankoop.  

Lees meer over de voor- en nadelen van on-premise licenties.

Anders dan bij een fysiek product neemt de kwaliteit van een softwarelicentie niet af met het gebruik of de tijd. Daarom krijgt u bij aankoop van een tweedehands licentie dezelfde functionaliteiten en kwaliteiten als bij een nieuwe voor een goedkopere prijs. Soms kan het verschil oplopen tot 70% van de prijs van een nieuwe licentie. Lizenso biedt zowel tweedehands als nieuwe licenties aan. Als u meer wilt weten over de juridische kant van gebruikte software licenties kunt u deze link volgen.  

Hoe bent u voorbereid op een Microsoft Audit?  

Een van de belangrijkste stappen in de voorbereiding op een Microsoft Audit is het maken van een interne inventarisatie. Dit betekent dat gecontroleerd wordt welke en hoeveel licenties geïnstalleerd en in gebruik zijn. De volgende stap is het verzamelen van alle aankoopbewijzen voor deze licenties. Een aankoopbewijs kan de factuur van uw distributeur zijn, een licentiedocument, enz. Hieronder vindt u een lijst met belangrijke taken voor een Microsoft Audit:  

• Tel al uw fysieke servers, virtuele machines en virtuele servers  
• Dubbelcheck het aantal geïnstalleerde CAL’s op de servers (hiervoor kan u naar de Server Management console gaan onder de “licensing” tab)  
• Tel alle mensen die gebruik maken van en/of toegang hebben tot de SQL-databases en andere server-gebaseerde producten.  
• Tel alle apparaten (PC’s, laptops, mobiele apparaten etc.) die Microsoft producten gebruiken.  

Noteer alle verzamelde details en organiseer ze in één document. Deze informatie moet u samen met het aankoopbewijs van de geïnstalleerde licenties aan Microsoft tonen.  

Microsoft Audit: Wat kan er gebeuren?  

Indien u een e-mail ontvangt van Microsot over een Audit, geen paniek. Verzamel uw documenten en licentiegegevens, volg de bovenstaande stappen en stuur de gegevens naar Microsoft. Als u licenties zonder aankoopbewijs gebruikt, moet u een boete betalen omdat u ze illegaal gebruikt. Als u echter aan de legale kant staat, hoeft u zich geen zorgen te maken over de controle. Het enige wat u moet doen is Microsoft de juiste informatie verstrekken en openlijk met hen communiceren. De kans is groot dat u geen onaangename gevolgen zult ondervinden. Lees deze blog voor meer informatie over de voor- en nadelen van on-premises licenties.